Ką būtina padaryti įsteigus sp. z o.o. Lenkijoje?

Patikrinkite KRS duomenis

Pirmiausia verta atidžiai peržiūrėti KRS išrašą. Jame turi būti teisingai nurodyti:

• bendrovės pavadinimas, buveinė ir adresas;
• įstatinis kapitalas;
• valdybos nariai ir atstovavimo tvarka;
• veiklos rūšys (PKD kodai).

Taip pat įsitikinkite, kad bendrovei suteikti NIP ir REGON numeriai. Jie suteikiami automatiškai ir matomi tame pačiame išraše. Pastebėtas klaidas geriausia ištaisyti dar prieš pradedant veiklą, nes vėliau jos gali sukelti nesklandumų banke ar bendraujant su partneriais.

Užbaikite kapitalo ir PCC formalumus

Steigiant bendrovę pas notarą, įstatinis kapitalas turi būti įmokėtas iš karto. Steigiant per S24 sistemą, įstatymas leidžia jį įmokėti per 7 dienas nuo įregistravimo KRS, tačiau praktikoje rekomenduojame tai padaryti iš karto. Tuomet valdybos pareiškimas apie kapitalo įmokėjimą (oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego) pateikiamas kartu su prašymu įregistruoti bendrovę, ir po registracijos jo nebereikia atskirai siųsti į KRS.

Įstatinį kapitalą galima įmokėti dviem būdais:

• grynaisiais pinigais į bendrovės kasą: tam reikalingas kasos pajamų orderis;
• pavedimu į bendrovės banko sąskaitą: dalyviai perveda įnašus už savo dalis iš asmeninių sąskaitų.

Kadangi steigimo metu bendrovė dar neturi banko sąskaitos, praktikoje kapitalas dažnai pirmiausia įmokamas į kasą. Atidarius sąskaitą, dalyviai perveda įnašus į bendrovės sąskaitą, o buhalteris parengia kasos dokumentus, kad pinigai buvo įmokėti į kasą ir vėliau perkelti į banką. Todėl apie pasirinktą būdą verta iš karto informuoti buhalterį, kad kapitalo įmokėjimas būtų tinkamai įtrauktas į apskaitą.

Be to, steigiant per S24, per 14 dienų nuo įstatų pasirašymo reikia pateikti PCC-3 deklaraciją ir sumokėti civilinių teisinių sandorių mokestį (PCC). Mokesčio dydis priklauso nuo įstatinio kapitalo, todėl jį verta įvertinti iš anksto ir nepraleisti termino.

Steigiant bendrovę pas notarą, PCC apskaičiuoja ir surenka notaras.

Pateikite NIP-8 ir CRBR pranešimus

Registruojant bendrovę KRS, pagrindiniai jos duomenys institucijoms perduodami automatiškai. Tačiau papildomą informaciją, pavyzdžiui, banko sąskaitos numerį, apskaitą tvarkančio subjekto duomenis ar apskaitos dokumentų saugojimo vietą, reikia pateikti mokesčių inspekcijai NIP-8 forma. Paprastai tai daroma per 21 dieną nuo įregistravimo KRS.

Kiekviena sp. z o.o. taip pat turi pranešti apie savo galutinius naudos gavėjus Centriniam galutinių naudos gavėjų registrui (CRBR). Pranešimą reikia pateikti per 14 dienų nuo įregistravimo KRS, o vėliau atnaujinti pasikeitus duomenims.

NIP-8 formą galima pateikti popieriniu arba elektroniniu būdu, o CRBR pranešimas teikiamas tik elektroniniu būdu. Teikiant dokumentus elektroniniu būdu, valdybos nariui reikės patikimo profilio (profil zaufany) arba kvalifikuoto elektroninio parašo.

Organizuokite apskaitą

Sp. z o.o. Lenkijoje privalo tvarkyti visą buhalterinę apskaitą. Todėl buhalterį verta pasirinkti dar prieš išrašant pirmąją sąskaitą faktūrą ar atliekant pirmuosius mokėjimus.

Buhalteriui reikės perduoti steigimo ir registracijos dokumentus, nes apskaitoje registruojamos ir steigimo išlaidos bei kapitalo įmokos. Taip pat verta iš anksto susitarti, kaip ir kada bus perduodami dokumentai.

Kasmet bendrovė rengia ir KRS pateikia finansinę ataskaitą. Ši pareiga galioja net tada, kai bendrovė dar nevykdė veiklos. Daugiau informacijos rasite straipsnyje apie finansinių ataskaitų teikimą Lenkijoje.

Sutvarkykite PVM ir banko sąskaitą

NIP numerio suteikimas dar nereiškia, kad bendrovė tapo PVM mokėtoja. Ar PVM registracija privaloma, priklauso nuo veiklos pobūdžio, apyvartos ir planuojamų sandorių. Kai kurios bendrovės registruojasi savanoriškai, pavyzdžiui, norėdamos atskaityti pirkimo PVM.

Jeigu bendrovė planuoja sandorius su partneriais kitose ES šalyse, gali prireikti ir VAT-UE registracijos. Kada lenkiškai bendrovei reikia registruotis PVM mokėtoja, paaiškiname straipsnyje PVM tarifai Lenkijoje.

Lenkijos banko sąskaita iš karto nėra privaloma, tačiau praktikoje ji dažniausiai reikalinga atsiskaitymams su Lenkijos partneriais, mokesčiams mokėti ir PVM permokoms susigrąžinti. Atidarytą sąskaitą reikia nurodyti mokesčių inspekcijai. Daugiau apie banko sąskaitos atidarymą Lenkijoje.

Prisijunkite prie KSeF

Nuo 2026 m. Lenkijoje palaipsniui įvedamos privalomos elektroninės sąskaitos faktūros. Jos išrašomos ir gaunamos per Nacionalinę elektroninių sąskaitų faktūrų sistemą (KSeF).

Todėl prieigą prie KSeF verta sutvarkyti iš karto po registracijos. Taip pat svarbu suteikti teises buhalteriui ar kitiems asmenims, kurie išrašys ar tvarkys sąskaitas faktūras. Kitaip bendrovė gali susidurti su sunkumais jau išrašydama pirmąją sąskaitą.

Pasirūpinkite ZUS ir leidimais

Bendrovės įregistravimas KRS savaime nesuteikia teisės vykdyti kiekvienos rūšies veiklos. Vien PKD kodo įrašas KRS nereiškia, kad bendrovė gali pradėti reguliuojamą veiklą. Todėl dar prieš sudarant pirmąsias sutartis verta įvertinti, ar jūsų veiklai reikalingi papildomi leidimai ar registracijos.

Dažniausiai jų prireikia, jeigu bendrovė planuoja:

• krovinių ar keleivių vežimą keliais: reikalingas leidimas verstis kelių vežėjo profesija, o tarptautiniams vežimams ir Bendrijos licencija;
• importą, eksportą ar kitas muitinės operacijas: reikalingas EORI numeris;
• veiklą su akcizinėmis prekėmis, pavyzdžiui, kuru ar alkoholiu: reikalinga akcizų registracija, o kai kuriais atvejais ir koncesija ar leidimas;
• darbuotojų įdarbinimo ar laikinojo įdarbinimo paslaugas: reikalingas įrašas į įdarbinimo agentūrų registrą (KRAZ).

Leidimų gavimas gali užtrukti nuo kelių savaičių iki kelių mėnesių, todėl jį verta pradėti planuoti kartu su bendrovės steigimu.

Jeigu bendrovė įdarbins darbuotojus, ją ir pačius darbuotojus reikia įregistruoti ZUS. Prieš pradedant darbą taip pat reikalinga medicininė apžiūra ir darbų saugos mokymai. Įdarbinant užsieniečius, dažniausiai reikalingas leidimas dirbti arba pranešimas apie darbo pavedimą užsieniečiui, kurį reikia gauti dar prieš pradedant darbą.

Aktyvuokite e- pristatymų dėžutę

KRS registruota bendrovė privalo turėti elektroninio pristatymo adresą (e-Doręczenia). Per jį Lenkijos institucijos siunčia oficialius sprendimus, raginimus ir prašymus pateikti dokumentus.

Laiškas gali būti laikomas įteiktu net tada, kai jo niekas neatidarė, o nuo įteikimo pradedami skaičiuoti terminai. Todėl po registracijos verta įsitikinti, kad dėžutė aktyvi, paskirti už ją atsakingą asmenį ir reguliariai ją tikrinti. Prisijungimo ir laiškų gavimo procesą paaiškiname straipsnyje apie e- pristatymų dėžutę Lenkijoje.

Kyla klausimų?

Kiekviena bendrovė yra skirtinga: skiriasi jos struktūra, pasirinkta strategija ir tai, kaip vykdomi procesai. Todėl ir veiksmų sąrašas po registracijos gali skirtis. Jeigu kyla klausimų dėl kurio nors žingsnio arba norite, kad formalumus po registracijos sutvarkytume kartu, susisiekite su Savesta komanda. Padėsime įvertinti, kas aktualu būtent jūsų bendrovei, ir pasirūpinsime, kad nepraleistumėte svarbių terminų.